Meine Kundenkartei liegt jetzt auf dem Tablet

Ich schreibe hier sonst über Hornhaut, Fußpilz und Sonnenbrand an den Zehen. Heute einmal etwas anderes: über einen Schuhkarton. Genauer gesagt über den Schuhkarton, in dem jahrelang meine komplette Kundenkartei steckte – und darüber, warum er inzwischen leer im Schrank steht.

Das klingt erst einmal nach einem Thema für mich und nicht für Sie. Ist es aber nicht ganz. Denn wie ich Ihre Fußgeschichte festhalte, entscheidet mit darüber, wie gut ich Sie beim nächsten Mal behandeln kann.

Der Schuhkarton hatte seine Grenzen

Eine Karteikarte pro Kunde, DIN A6, handschriftlich. Vorne die Kontaktdaten, hinten der Verlauf. Das hat lange gut funktioniert, und ehrlich gesagt hing ich daran. Es hatte etwas Handfestes.

Nur wächst so ein Karton mit. Irgendwann suchte ich vor jedem Termin zwei Minuten nach der richtigen Karte. Bei Hausbesuchen nahm ich die Karten mit – und hatte dann ausgerechnet die eine nicht dabei, die ich brauchte. Die Rückseite war nach zwei Jahren voll, also klebte ein zweiter Zettel dran. Und wenn meine Handschrift bei „Nagelspange rechts, lateral" nach acht Stunden Arbeit nachließ, musste ich beim nächsten Mal raten, was ich mir da notiert hatte.

Der Moment, in dem ich umgestiegen bin, war aber ein anderer. Eine Kundin fragte mich, wann genau wir mit der Nagelprothetik angefangen hatten. Ich blätterte, fand die Karte, und die Datumsangabe war unleserlich. Das war mir unangenehm – zu Recht.

Was sich für Sie geändert hat

Seitdem führe ich eine digitale Kundenkartei auf dem Tablet. Für Sie ändert sich im Behandlungsstuhl erst einmal wenig – Sie merken es an Kleinigkeiten:

• ✓ Ich weiß wieder Bescheid. Wenn Sie alle sechs Wochen kommen, sehe ich auf einen Blick, was beim letzten Mal war, was ich Ihnen empfohlen habe und ob es geholfen hat.
• ✓ Ihre Vorerkrankungen stehen ganz oben. Diabetes, Blutverdünner, Allergien – das ist beim Öffnen sofort sichtbar und geht nicht mehr im Kleingedruckten unter.
• ✓ Ich kann etwas zeigen. Ein Foto vom Nagel vor acht Wochen neben dem heutigen Zustand sagt mehr als jede Beschreibung von mir.
• ✓ Sie bekommen Ihre Karteikarte auf Wunsch ausgedruckt. Als PDF, vollständig, zum Mitnehmen – etwa für den Hausarzt oder wenn Sie umziehen.
• ✓ Nichts geht mehr verloren. Kein verlegter Zettel, keine vollgeschriebene Rückseite.

Beim Hausbesuch zählt, dass es auch ohne Netz geht

Das war für mich der entscheidende Punkt. Ein großer Teil meiner Arbeit findet nicht in der Praxis am Kuhberg statt, sondern bei Ihnen zu Hause – in Adorf, Markneukirchen, Klingenthal, Bad Brambach, Oelsnitz oder Schöneck.

Wer hier im oberen Vogtland unterwegs ist, weiß, wie es um den Mobilfunk bestellt ist. In manchen Wohnzimmern habe ich einen Balken, in manchen Kellerwohnungen gar nichts. Eine Software, die für jeden Handgriff eine Internetverbindung braucht, wäre für mich schlicht unbrauchbar gewesen. Ich hätte vor der Tür stehen und warten dürfen, bis die Seite lädt.

Die App, für die ich mich entschieden habe, arbeitet andersherum: Alles liegt zuerst auf meinem Tablet. Ich kann Ihre Kartei öffnen, die Behandlung eintragen und Fotos machen, ganz ohne Empfang. Sobald ich wieder im Netz bin, gleicht sich das von selbst ab. Ich muss dafür nichts drücken und nichts hochladen.

Praktischer Nebeneffekt: Ich sitze nicht mehr abends um neun am Küchentisch und übertrage Notizen. Das ist während der Behandlung erledigt.

Eine Fußkarte statt „großer Zeh rechts, seitlich"

Die Funktion, die ich am meisten unterschätzt hatte, ist eine Zeichnung. In der App gibt es zwei Fußumrisse – einmal von der Sohle, einmal von oben – und dort setze ich meine Befunde einfach als Punkt hin. Hühnerauge, Druckstelle, Nagelpilz, Wunde, jeweils in einer eigenen Farbe.

Das klingt nach einer Spielerei, spart aber genau die Missverständnisse, die früher entstanden sind. „Zweiter Zeh links, medial, im Nagelfalz" muss ich weder schreiben noch später entziffern. Ich sehe es. Und ich sehe auf einen Blick, ob die Druckstelle über die Monate gewandert ist – was oft mehr über das Schuhwerk verrät als alles, was mir jemand erzählt.

Wenn Sie mich beim nächsten Termin fragen, warum ich immer wieder auf denselben Punkt zurückkomme: Das ist der Grund. Ich habe eine Landkarte Ihrer Füße.

Was mit Ihren Daten passiert

Diese Frage kam von Kunden häufiger, als ich erwartet hätte – und sie ist berechtigt. In so einer Kartei steht schließlich, welche Medikamente Sie nehmen und welche Diagnosen Sie haben. Das sind Gesundheitsdaten, und die gehören zum Empfindlichsten, was es gibt.

Deshalb war das mein wichtigstes Auswahlkriterium. Die Daten werden bereits auf meinem Gerät verschlüsselt, bevor sie überhaupt irgendwohin übertragen werden. Der Schlüssel dazu leitet sich aus meinem Passwort ab und liegt nirgendwo sonst – auch nicht beim Anbieter der App. Das bedeutet im Klartext: Selbst wer sich Zugang zum Server verschaffen würde, hätte unlesbaren Zeichensalat vor sich.

Das Tablet ist zusätzlich mit einer Sperre versehen, und die App meldet mich ab, sobald ich sie schließe. Nach der DSGVO haben Sie jederzeit das Recht zu erfahren, was ich über Sie gespeichert habe, und das Recht, es löschen zu lassen. Sprechen Sie mich einfach an – ausdrucken kann ich Ihnen Ihre Karteikarte in zwei Minuten. Was ich dokumentiere und warum, steht auch in meiner Datenschutzerklärung.

Für meine Kolleginnen und Kollegen

Diesen Abschnitt schreibe ich für die, die selbst in der Fußpflege arbeiten und über den Blog hier stolpern. Ich werde nämlich inzwischen regelmäßig gefragt, was ich da eigentlich benutze.

Es ist Podologix, eine Fußpflege-Software als Android-App. Sie ist ausdrücklich für selbstständige Fußpfleger, mobile Fußpflege und kleine Praxen gemacht – also für Leute wie mich, die keine Abrechnungsabteilung haben, sondern selbst am Fuß sitzen und abends die Buchhaltung machen. Was drin ist:

• ✓ Digitale Kundenkartei mit Anamnese und vollständiger Behandlungshistorie
• ✓ Terminverwaltung, die sich mit dem eigenen Kalender abgleichen lässt
• ✓ Behandlungsdokumentation mit Fotos direkt aus der Kamera
• ✓ Fußanamnese mit den beiden Fußgrafiken, von denen ich oben geschwärmt habe
• ✓ Offline nutzbar – eine mobile Fußpflege-Software, die Hausbesuche wirklich mitmacht
• ✓ Verschlüsselte Sicherungen und Abgleich über mehrere Geräte

Was ich besonders schätze: Sie tut nicht so, als wäre sie eine Praxissoftware für alles. Keine Kassenabrechnung, keine Telematik, kein Mitarbeitermanagement. Dafür macht sie das, was ich täglich brauche, ohne dass ich mich durch fünf Menüs klicken muss. Öffnen, Kunde auswählen, arbeiten.

Es gibt eine Testphase, in der man alles ausprobieren kann, ohne Zahlungsdaten zu hinterlegen. Genau so habe ich angefangen – mit der ehrlichen Absicht, nach zwei Wochen wieder zum Schuhkarton zurückzukehren. Daraus ist nichts geworden.

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Ich bekomme für diese Empfehlung nichts. Ich benutze die App und finde sie gut.

Und was ich nicht verschweigen will

Die Umstellung war nicht an einem Nachmittag erledigt. Ich habe rund zweihundert Karteikarten von Hand abgetippt, verteilt über mehrere Abende. Wer das vor sich hat, sollte sich nichts vormachen – das ist stumpfe Arbeit.

Außerdem: Es läuft auf Android. Wer ein iPad hat, schaut vorerst in die Röhre. Und ein Tablet muss man erst einmal anschaffen, wenn keins da ist.

Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie viele Kunden man betreut. Bei einer Handvoll tut es die Karteikarte weiterhin. Bei mir waren es zu viele geworden, und der Punkt, an dem ich anfing, Dinge zu vergessen, war überschritten.

Kommen Sie gern vorbei

Ob Ihre Fußgeschichte auf Papier oder im Tablet steht, ändert nichts daran, was am Ende zählt: dass Sie wieder beschwerdefrei laufen können. Dafür bin ich in meiner Praxis in Bad Elster und bei Ihnen zu Hause im oberen Vogtland da.

Und wenn Sie neugierig sind, was auf Ihrer Karte steht – fragen Sie mich beim nächsten Termin einfach. Ich zeige es Ihnen gern.

0176 34467513

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